Šiuo metu oficialūs įvairių visuomenės grupių susitikimai, konferencijos, prisistatymai, mugės neapsieina be vizitinių kortelių, kurios tapo mūsų gyvenimo kasdienybe, būtinu atributu. Jos naudojamos asmeniniam bei tarnybiniam susirašinėjimui, prisistatymui, kontaktams, kvietimams, jos net įteikiamos reiškiant užuojautą bei dėkojant. Vizitinės kortelės yra labai patogios, nes atlieka kai kurias funkcijas už savininką.
Vizitinė kortelė yra asmens skonio ir stiliaus bei atstovaujamos organizacijos atspindys. Paminėtina, kad vizitinės kortelės gali būti puikus įrankis formuojant ir vientisą visos organizacijos įvaizdį. Pirmiausia – vizitinė kortelė, parengta pagal bendrą įmonės stilių, trumpai informuoja, kokia veikla užsiima įmonė, atspindi kompanijos darbo pobūdį. Pateiksime keletą pavyzdžių. Advokatų ar teisininkų kontoros atstovo vizitinė kortelė turi būti solidi ir kartu paprasta, be jokių pagražinimų. O štai dizaino paslaugas teikiančios įmonės kaip tik turėtų išsiskirti originalumu bei ryškiomis spalvomis. Priimta, jog kuo svarbesnis asmuo, tuo tuštesnė jo vizitinė kortelė. Tad tokias vizitines korteles turi tik aukšto rango valstybės pareigūnai. Pagal protokolo nustatytas taisykles, tokias vizitines korteles turi, pavyzdžiui, Lietuvos Respublikos Prezidentas ir jo žmona, ministras pirmininkas bei jo žmona. Šios kortelės informacijos neteikia, tačiau jos yra didelės pagarbos ženklas. O ypač, jei ant kortelės yra jos savininko autografas. Pažymėtina, kad Lietuvoje vizitinės kortelės yra labai standartiškos ir vienodos. Tačiau tokioje dalykinio bendravimo principus geriausiai įvaldžiusioje šalyje kaip JAV kiekviena įmonė savo firminiu stiliumi, taigi ir vizitine kortele, stengiamasi atskleisti kompanijos strategiją. Kaip, tarkim, spausdinant vizitines korteles ant perdirbto popieriaus deklaruoti, kad kompanija pasisako už gamtos tausojimą. Iš Lietuvos firmų galima paminėti „VP Market“ vizitines korteles – jos pagamintos iš specialios, į plastiką panašios medžiagos ir rodo tai, kad ši įmonė itin didelį dėmesį kreipia į ilgalaikius santykius ir bendradarbiavimą. Svarbu ne tik tai, kas rašoma, bet ir koks pasirenkamas kortelės dydis, šriftas, popierius, spalva, logotipas. Paminėtina, jog vizitinė kortelė, elgesys ją paimant arba įteikiant sukuria pirmą įspūdį apie žmogų.
VIZITINĖS KORTELĖS KILMĖ
Vizitinė kortelė kilo iš prancūzų žodžio visite, kuris reiškia oficialų apsilankymą pas ką nors arba kaip pažįstamų aplankymą. Iš šio žodžio kilo daug ir kitokių išvestinių žodžių: vizitavimas, vizitatorius, vizitinis kostiumas.
Vizitinės kortelės atsirado XIX amžiuje bei tapo neatskiriama aukštuomenės, kilmingųjų luomo atributo dalimi. Tada vizitinė kortelė buvo labai svarbi bendravimo priemonė, padedanti susipažinti su kuo daugiau įtakingų žmonių. Ilgainiui jas pradėjo naudoti teisininkai, mokslo ir verslo žmonės, menininkai – visi tie, kurie norėjo, kad jų pažįstamų ratas plėstųsi, kad nauji žmonės sužinotų ir įsimintų jų vardus bei adresus.
Pažymėtina, jog iki Pirmojo pasaulinio karo draugų ir pažįstamų lankymas buvo svarbus ir oficialus visuomenės paprotys, o moterims – netgi pareiga. Jei lankomojo asmens nebūdavo namie, asmuo palikdavo savąją lankytojo kortelę prieškambaryje, ant padėklo. Lankytojo kortelės (pranc.. cartcs dc visitc) buvo panašios į graviūras, todėl daugeliui jų kaina buvo neįkandama. Nors lankytojo kortelės jau nepopuliarios, tačiau kažin, ar jos išnyks visiškai, - dėl puikios kokybės ir išskirtinės išvaizdos tokią kortelę galima visuomet pridėti prie gėlių ir bet kokios dovanos.
VIZITINIŲ KORTELIŲ RŪŠYS
Vizitinės kortelės pagal savo paskirtį skirstomos į:
- tarnybines (tiek darbuotojų, tiek institucijų);
- asmenines;
- prisistatymo;
- šeimynines (gali būti sutuoktinių tiek kartu, tiek atskirai).
Pažymėtina, jog dažnai tarnybinės (darbo) bei namų (asmeninės) vizitinės kortelės yra sujungiamos į vieną. Tad tokiais atvejais asmeninė kortelė papildoma darbovietės pavadinimu ir pareigybe, darbovietės adresu, telefono ar kitos ryšio priemonės (fakso, elektroninio pašto) numeriu.
Namų adresą ir telefoną tarnybinėje kortelėje gali nurodyti tik kūrybiniai darbuotojai. Pavyzdžiui, dailininkai, aktoriai, rašytojai ir t.t., kurie neturi savo darbo vietos institucijoje.
Asmeninėje namų vizitinėje kortelėje paprastai nurodomas titulas arba mokslo laipsnis, vardas (visi vardai, jei žmogus jų turi du ir daugiau), pavardė, adresas, telefonas ir kitos ryšio priemonės. Galima vartoti ir mokslo laipsnio (dr., habil.dr.) ar vardo (antrojo vardo rašoma tik didžioji raidė) trumpinius. Tačiau tai daroma tik tada, kai kortelėje nepakanka vietos. Garbės laipsnis asmeninėje kortelėje nerašomas.
Asmeninėje darbo kortelėje nurodoma darbovietė, pareigos, vardas, pavardė, mokslo laipsnis, ryšio duomenys (adresas, telefonas, faksas, elektroninis paštas). Nurodomos konkrečios, susijusios su veikla pareigos (pavyzdžiui, ne skyriaus, o vadybos skyriaus vadovas), nes asmeninės darbo (tarnybinės) kortelės paskirtis yra nurodyti, kas asmuo yra ir kur jį galima surasti. Tokia kortelė gali būti naudojama ne tik asmeniniams darbo ryšiams užmegzti ir palaikyti, bet ir siunčiama kartu su tarnybine (bet jokiu būdu ne asmenine) dovana, suvenyru organizacijai, su kuria palaikomi geri santykiai.
O pažintinėse asmeninėse darbo vizitinėse kortelėse nurodomi tik institucija ar įmonė, pareigos, vardas pavardė ir jokių kontaktinių duomenų. Tokios kortelės naudojamos specialiems bei prisistatymo tikslams.
Be asmeninių darbo vizitinių kortelių, gali būti ir tarnybinės institucijų (prisistatymo) kortelės, kurios naudojamos institucijoms (organizacijoms) prisistatyti parodose, mugėse ir kitur. Tokioje kortelėje nurodoma būtina pažintinė informacija: institucijos pavadinimas, jos veikla, adresas, kontaktiniai duomenys.
O aukštų valstybės pareigūnų, diplomatų vizitinėse kortelėse nurodomas tik vardas, pavardė ir pareigos. Kontaktų duomenys nepateikiami, pavyzdžiui:
Lietuvos Respublikos Prezidentas
Valdas Adamkus
Gavę tokią vizitinę kortelę, matome, kad tai – ypatingas asmuo. Joje nenurodyta nei adreso, nei telefono. Tačiau ir viena, ir kita nesunku rasti žinynuose bei telefonų knygose. O kas kita – jaunas žmogus: jis atviras pasiūlymams, ieško kontaktų, informacijos, todėl savo vizitinėje kortelėje būtinai nurodo darbo ir namų adresą, visus telefonus, kuriais tik jį galima surasti, elektroninio pašto adresus ir t.t.
Pareigūnų, mokslininkų, rašytojų, menininkų žmonos, jei jos neatstovauja jokiai institucijai, savo vizitinėse kortelėse nurodo pavardę bei kitus kontaktinius duomenis. Tokia kortelė įteikiama kartu su vyro vizitine kortele neoficialiame pobūvyje, priėmime, atostogų metu ir pan. Vyrai tokių kortelių neturi.
Sutuoktinių kortelėje nurodomi vardai, pavardės, titulai, mokslo laipsniai, adresas, kontaktiniai duomenys. Pirmiausia rašomas moters vardas (ir pavardė, jei moteris pasilikusi savo mergautinę pavardę), paskui vyro vardas ir pavardė. Tokiose kortelėse titulai, vardai, mokslo laipsniai netrumpinami. Šeimyninės kortelės pridedamos prie proginių dovanų, bilietų į koncertą, per autorinių darbų pristatymą, įteikiant gėles nuo žmonos ar vyro, neoficialių vizitų metu ir kaip padėka po kviestinių pietų (tokia kortelė turi būti siunčiama per savaitę po apsilankymo), jei nebuvo padėkota laišku.
Pareigūnų vizitinėse kortelėse, be minėtų įrašų, gali būti valstybės ar savivaldybės herbas, luominių firmų atstovų kortelėse – šeimos herbas, darbuotojų – jų atstovaujamos firmos, institucijos logotipas arba prekės ženklas. Tinkamiausia vieta herbui yra kortelės viršutinės dalies centre.
Vizitinė kortelė gali būti naudojama ir kaip tam tikrų jausmų išraiškos simbolinis ženklas. Tokiu atveju ranka pieštuku arba parkeriu apatiniame kortelės kampe parašomi prancūzų kalbos žodžių pirmosios raidės, kurių reikšmės yra:
p.r. (pour remiercier) – reiškiant dėkingumą. Jeigu jūs buvote pakviestas į konferenciją, pobūvį, tai padėkojant vietoj laiško galima siųsti vizitinę kortelę su šiuo įrašu.
p.f. (pour feliciter) – sveikinant su šventėmis: Kalėdų, Velykų, asmenine arba kita proga.
p.f. N. A. (pour feliciter Nouvel An) – sveikinant Naujųjų metų proga. Jeigu verslo partneris jau atsiuntė savo vizitinę kortelę su Naujųjų metų sveikinimu, reikia jam padėkoti, o paskui ir pasveikinti įrašant p.r.N.A. (t.y. pour remercier et pour feter le Nouvel An).
p.f.c. (pour faire connaissance) – tai tolygu pasakymui „malonu susipažinti“.
p.c. (pour condoleances) – siunčiama reiškiant užuojautą dėl asmens mirties, ištikus nelaimei ar esant valstybės gedului.
p.p.c. (pour prendre conge) – rašoma atsisveikinant, išvykstant. Į tokią kortelę atsakyti nereikia.
p.p. (pour presenter) – rašoma neakivaizdžiai pristatant naują pareigūną. Kadangi rašo pristatantysis asmuo, tai kartu su jo kortele turi būti siunčiama ir pristatomo asmens vizitinė kortelė. Atsakymas siunčiamas pristatytam asmeniui, - vizitinė kortelė be jokio užrašo.
p.p.p (pour prende part) – rašoma užjaučiant ir siūlant pagalbą.
p.m. (pour memmoire) – prisiminimas apie susitikimą, pasitarimą, pokylį ir pan.
Paprastai kortelėje dviejų simbolių nerašoma. Atsakoma tik į vizitines korteles, kurios pažymėtos: p.f., p.f.N.A., p.c.
Vizitinė kortelė nepasirašoma, taipogi joje ir nerašoma data. Kortelė dedama į specialų voką, ranka arba mašinėle užrašomas adresato vardas, pavardė, pareigos ir, jei siunčiama paštu – adresas.
Paminėtina, kad sutartinių ženklų – simbolių kalba plačiai naudojama ne tik aukštuomenės, diplomatų, tačiau ir verslininkų.
Vizitines korteles labai patogu naudoti ne tik dalykiniuose reikaluose, bet ir kitomis progomis. Tiesa, šiais atvejais tai turėtų būti šiek tiek kitokia kortelė: joje užrašomas tik vardas, pavardė bei telefono numeris arba net ir be jo. Taip pat kokie nors žodžiai, pavyzdžiui, „Nuoširdžiai dėkoju“ arba „Visada tavo“ ir pan. Tokios kortelės gali būti siunčiamos po sėkmingo vizito, pridedamos prie kvietimų į renginį ar vakarėlį, taipogi prie dovanų, kurių negalite įteikti patys... Taip pat mandagu atsidėkojant nusiųsti vizitinę kortelę šeimininkams po kviestinio vakarėlio.
VIZITINĖS KORTELĖS ĮTEIKIMAS
Vizitinės kortelės dažniausiai įteikiamos asmeninių susitikimų metu. Pagal protokolo reikalavimus oficialių delegacijų metu pirmiausia kortelę įteikia svarbiausias delegacijos narys, o paskui kiti griežtai pagal rangą. Pirmiausia kortelę įteikia atėjęs asmuo, o pristatant – tas, kurio rangas (ar pareigybė) žemesnis ar mažiau žinomas asmuo. Jeigu socialinė padėtis vienoda, pirmas kortelę įteikia jaunesnis amžiumi asmuo, o jeigu ir amžius vienodas, tuomet pirmas įteikia kortelę mandagesnis, aktyvesnis ar labiau besirūpinantis naujais ryšiais asmuo. Pirmoji savo kortelę turėtų pasiūlyti moteris. Gavus kortelę, reikia atsakyti įteikiant savąją.
Keistis vizitinėmis kortelėmis reiktų oficialiomis progomis, susitikimų metu. Nelabai dera tai daryti privačiame pobūvyje arba per kviestinius pietus, jeigu tai nėra tarnybinis susitikimas. Protokolo specialistai pataria neoficialiuose verslo vakarėliuose nesistengti prisikišti pilnas kišenes svetimų vizitinių kortelių. Nes pirmiausia galimi partneriai gali jų ir net neturėti, kadangi verslo reikalų painiojimas su vakarėlių šurmuliu demonstruoja blogą toną. Jei norima būtinai kokiam nors pareigūnui įsiūlyti savąją kortelę, reikėtų pasistengti, kad jūsų pokalbis natūraliai baigtųsi poreikiu pasikeisti kortelėmis. Taip pat tai nereiškia, kad negalima įteikti kortelės, jeigu jos kas prašo.
Vizitinės kortelės gali būti naudojamos ir įstaigose bei verslo organizacijose, kai nuvykstama nesuderinus vizito laiko ar tikslo ir norima pranešti apie save. Tačiau tokiu atveju atvykusysis turi būti gerai visuomenei žinomas asmuo.
Vizitinės kortelės asmeniškai turi būti įteikiamos pradėjus eiti naujas pareigas ir norint susipažinti su partneriais ar institucijomis, su kuriomis teks bendradarbiauti. Vizitinės kortelės nedera siųsti paštu ar perduoti per kitą asmenį. Kortelė paprastai įteikiama sekretorei kaip prisistatymo simbolis užlenktu kairiuoju kraštu arba viršutiniu dešiniuoju kampu. Įmonėje arba namuose vizitinės kortelės kaupiamos, nes tai yra informacija verslininkui, vadovui apie reikalingus bei naudingus asmenis, potencialius partnerius, su kuriais gali tekti bendradarbiauti ateityje.
Kortelės su užlenkimais negalima perduoti per trečiąjį asmenį. Pavyzdžiui, per vairuotoją, pasiuntinį arba siųsti paštu. Ji įteikiama asmeniškai. Etiketas reikalauja, kad po 24 valandų nuo kortelės gavimo būtų atsakyta.
Pagal protokolą, įteikiant vizitines korteles, jos yra atsukamos tekstu į pašnekovą, kad jam būtų patogu perskaityti. Taip pat tuo metu yra dar kartą pasakomas vardas ir pavardė, kad pašnekovas, o ypač, jei jis yra kitatautis, galėtų ją išgirsti ir įsiminti. Žmogus tikrai neužsitarnaus pagarbos, jei švystelės kortelę ant stalo. Asmuo, priėmęs vizitinę kortelę, garsiai perskaito vardą ir pavardę, jog įsitikintų, kad teisingai ją taria bei kirčiuoja. Gautoje vizitinėje kortelėje jokių įrašų nedaroma. Tačiau, jei, esant reikalui, įteikusysis nori suteikti papildomos informacijos, tai jis turi padaryti savo ranka arba jei pasikeitęs telefono numeris, o vizitinėje kortelėje nurodytas senasis, jį galima pataisyti taip pat ranka. Tačiau to nepatartina daryti, jei pasikeitė pareigos. Tekstas pradedamas rašyti pirmoje kortelės pusėje virš pavardės arba po ja ir baigiamas kitoje pusėje.
Gautos vizitinės kortelės yra laikomos priešais ant stalo, o jei jų yra ne viena, patogu jas išdėstyti priekyje sėdinčių pašnekovų tvarka – tai palengvins pokalbį. Kortelės taipogi laikomos viso pokalbio arba derybų metu, o paskui pagarbiai sudedamos į dėklą ar albumą. Asmuo gavęs vizitinę kortelę, turėtų taip pat įteikti ir savo kortelę, jei tuo metu neturi vizitinės kortelės, reiktų paaiškinti, kodėl negali jos duoti, pavyzdžiui, „Kaip tyčia visas išdalinau“, „Pasikeitė mano telefonas, todėl užsisakiau naujas korteles“ ar pan. Jeigu savo kortelės apskritai neturime, nereikia ruošti iš anksto jokių rankraštinių lapelių. Jeigu keičiamasi kortelėmis draugijoje, jas reikia įteikti visiems, kad niekas nesijaustų įžeistas arba pažemintas. O jeigu kortelių pritrūksta – būtina atsiprašyti ir neduoti niekam.
Čia būtų galima paminėti Japoniją, kur įvairiems ritualams teikiamas didelis dėmesys. Japonijoje meishi (verslo kortelėmis) keičiamasi labai ceremoningai. Kortelė įteikiama ir priimama abiem rankomis, įdėmiai skaitoma kelias sekundes, pagarbiai padedama ant konferencijų stalo, o vėliau lygiai taip pat pagarbiai dedama į odinį aplanką. Verslininkas, atvykęs į Ramiojo vandenyno pakrančių regioną, netrunka įsitikinti, kad meishi ceremonija paplito beveik visoje Rytų ir Pietryčių Azijoje, ypač hierarchinėse visuomenėse. Tuose kraštuose galioja nerašyta taisyklė: su vizitine kortele elgiamasi taip pat pagarbiai, kaip ir su jos savininku. Beje, Japonijoje atsiprašinėjantis verslininkas, neturintis vizitinės kortelės, gerokai sugadins savo reputaciją ir vargu, ar jo verslo tikslai bus pasiekti. Šioje šalyje tai neleistina!
Įvairiose šalyse keitimosi vizitinėmis kortelėmis etiketas yra specifinis. Islamo pasaulyje kairioji ranka laikoma „nešvaria“. Net ir ne islamiškuose kraštuose priimtinau vizitinę kortelę paduoti dešine ranka. Tuo tarpu Korėjoje ilgai rankose laikyti ir skaityti gautą vizitinę kortelę nemandagu. Pagarbą parodoma, jei, paėmus vizitinę kortelę, linktelima. Visuomet vykstant į užsienį reiktų pasiimti tikrai daug kortelių. Kai kuriose šalyse net susitinkant su vienu žmogumi reikia palikti dvi korteles – vieną pasiims sekretorė.
Šveicarijoje itin vertinami moksliniai laimėjimai, tad mokslinio laipsnio rašymas į kortelę gali būti labai naudingas. Šveicarams taip pat svarbu žinoti, kiek laiko gyvuoja organizacija, tad kompanijos įkūrimo data gali puoši vizitines korteles.
